تعریف مدیریت؛ با وظایف یک مدیر آشنا شید 

No Comments Uncategorized

 

مدیریت از مباحث مهم و اساسی هر سازمانیه: چه جوری واسه انجام امور برنامه ریزی کنیم، یک منظم کارا و موثر واسه شرکت خود داشته باشیم، کارکنان رو رهبری کنیم و به اونا انگیزه بدیم و واسه کسب اطمینان از پیشرفت برنامه ها و میزان رسیدن به اهداف، سیستم کنترل بسازیم؟ مدیریت خوب، پایه و پایه شروع کار و کاسبی، رشد و حفاظت از اون واسه رسیدن به موفقیت مورد انتظاره. این مقاله رو بخونین تا ببینین که تعریف مدیریت چیه.

 

به این دو اشتباه فکر کنین:

اشتباه اول: مدیر ارشد بانک، مدیر بازاریابی خود رو به خاطر اشتباهی که در اون مقصر نبوده، در مقابل بقیه با عصبانیت به باد انتقاد میگیره. اشتباه دوم: شرکت Guidant (تولیدکننده ی الکتروشوک قلب) با تأخیری سه ساله و بعد از خرابی ۴۵ دستگاه، مرگ ۲ مریض، و به کار گذاشتن ۷۷٪ از دستگاه ها در بدن بیماران واسه جمع آوری ۵۰،۰۰۰ دستگاه الکتروشوک معیوب اقدام کرد.

این دو حاصل مدیران بد و مدیریت بدتر از اون بود. جای تعجبه که شرکتا به مشاوران مدیریتی هرساله نزدیک به ۱۵۰ میلیارد دلار واسه گرفتن مشاوره در مورد اصول راحت ی مدیریت می پردازند، اصولی مثل نحوه ی رهبری موثر کارکنان، منظم موثر شرکت یا مدیریت فرآیندها و پروژه های بزرگ؟ این مقاله به شما کمک می کنن تا با بعضی از اصول بنیادی، که این مشاوران مدیریت در امور شرکتا به کار می گیرن آشنا شید.

مدیریت یعنی …

خیلی از مدیران امروز کار خود رو با جوشکاری در یک کارخانه، شستن بشقابای رستوران ، شاگردی در یک لباس فروشی یا تی کشیدن راهروها شروع کردن. همین طور، خیلی از شمام، راه شغلی خود رو از کارهای درجه چندم شروع می کنین و در این راه به آرامی به مدارج بالا می رسه. هیچ راه بهتری واسه کسب باخبر شدن از رقابت، مشتریان و کار و کاسبی وجود نداره. اما خواه شما راه شغلی خود رو این جور شروع کنین یا به عنوان سرپرست شروع به کار کنین، شغل شما به عنوان مدیر، انجام دادن کار نیس، بلکه کمک کردن به بقیه در انجام کارهاست. مدیریت یعنی گرفتن کارهای انجام شده به وسیله بقیه. پت کریگان (Pat Carrigan)، مدیر سابق یک مدرسه ی آسون که بعدا به سِمت مدیریت کارخانه تولید قطعات جنرال موتورز رسید، می گه: «من هیچ وقت قطعه ای نساخته ام، و هیچ برنامه ای واسه این کار ندارم. این شغل من نیس. شغل من ساختن محیطیه که در اون قطعه سازان بتونن مسئولانه قطعاتی سالم بسازند که از نظر قیمت، رقابتی باشه و به کار خود افتخار کنن. لازم نیس من حتما بدونم که ساختن یک قطعه چه ارتباطی با این موضوعات داره.»

توضیح پت کریگان درباره مسئولیتای مدیریتی نشون می ده که مدیران باید به کارایی و اثر در فرآیندها توجه داشته باشن. کارایی یعنی انجام کارا با کمه کم سعی، هزینه یا اتلاف. مثلا، شرکت یونایتد پارسل سرویس (United Parcel Service)، یک شرکت پستی در آمریکا، که سالیانه ۳.۵ میلیارد مرسوله رو به مقصد میرسوند، با استفاده از یک سیستم برنامه ریزی بارگیری و مسیریابی کامپیوتری تونسته، هرساله به میزان حدودا ۵۳ میلیون لیتر در مصرف سوخت صرفه جویی کنه. این سیستم به کامیونای بارگیری محلی، مکانی رو که باید مرسولها رو به کامیونای تحویل برسانند نشون می ده (واسه به بیشترین حد رساندن تعداد مرسولهای هر کامیون)، تعداد مرسولها و توقفای رانندگان و راه حرکت اونا رو از پیش تعیین می کنه (واسه به کمه کم رساندن زمان، فاصله و هزینه سوخت) و محل دقیق مرسوله در کامیون رو به راننده آگاهی می ده (واسه به کمه کم رساندن زمان جست وجو در هر توقف).

کارایی به خودی خود واسه تضمین موفقیت کافی نیس. باید مدیران در جهت رسیدن به اثر هم سعی کنن. اثر یعنی به انجام رساندن وظایف در جهت برآوردن اهداف سازمانی، مثل رضایت مندی مشتری و خدمات به مشتریان.

وظایف مدیریت

هنری فایول (Henri Fayol)، مدیرعامل یکی از شرکتای بزرگ فولاد، از بنیان گذاران میدون ی مدیریت حساب می شه. اون طبق تجربه ۲۰ ساله ی خود به عنوان مدیرعامل، باور داره که کلا بیشتر از هر چیزی موفقیت یک شرکت به توانایی مدیریتی رهبران اون شرکت وابسته تا توانمندیای فنی. یعنی، شرکت eBay (بزرگ ترین شرکت حراج آنلاین)، به دلیل توانا یای مدیریتی مدیرعامل خود مِگ وایتمن (Meg Whiteman) به موفقیت رسید نه توانایی اون در برنامه نویسی کامپیوتر.

از نظر فایول، مدیران واسه موفقیت ۵ وظیفه ی مدیریتی رو بر عهده دارن: برنامه ریزی، منظم، هماهنگ سازی، فرماندهی و کنترل. البته الان خیلی از کتابای مدیریتی هماهنگ سازی رو حذف کردن و به جای فرماندهی از کلمه رهبری استفاده می کنن. پس، الان وظایف مدیریتی فایول عبارتند از برنامه ریزی، منظم، رهبری و کنترل. تحقیقات نشون دادن مدیرانی که این وظایف مدیریتی رو خوب انجام میدن، مدیران بهتری هستن. مثلا، هر چه یک مدیرعامل زمان بیشتری رو صرف برنامه ریزی کنه، شرکت اون سودآورتر هستش. شرکت AT&T درزمان یک دوره ۲۵ ساله فهمید کارکنانی که مهارتای برنامه ریزی و تصمیم گیری بهتری دارن با احتمال بیشتری می تونن به مشاغل مدیریتی ترفیع پیدا کنن و حتی به رده های بالای مدیریتی برسن.

دلیل این موضوع روشنه. مدیران وقتی برنامه ریزی، منظم، رهبری و کنترل خوبی بر شرکت داشته باشن، بهتر می تونن به شرکت خود خدمت کنن. حال بیایید نگاه عمیق تری به این وظایف مدیریتی بندازیم.

۱. برنامه ریزی

برنامه ریزی به معنای تعیین اهداف سازمانی و ابزاری واسه رسیدن به آنهاست. برنامه ریزی یکی از بهترین روشای بهبود کارکرد به حساب میاد. به وسیله برنامه ریزی، کارکنان تشویق می شن که بیشتر سعی کنن، رفتار خود رو در جهت رسیدن به اهداف تنظیم می کنن و به روشای بهتر واسه انجام کار خود فکر کنن. اما مهم ترین امتیاز برنامه ریزی واسه شرکتا اینه که اونا سودآوری بیشتر و رشد سریع تری نسبت به شرکتایی دارن که این کار رو انجام نمی دن.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   تغذیه در ماه رمضان؛ چه خوراکی هایی واسه سحر و افطار باید خورد؟ 

مثلا جواب سؤال «کار و کاسبی ما چیه؟» در برنامه ریزی هدفمند پنهون. اگه شما بتونین به این سؤال در ۲ جمله یا کمتر جواب بدین، اون وقت میشه گفت که برنامه ریزی خیلی شفافی واسه کار و کاسبی خود دارین.

رکس تیلرسون (Rex Tillerson)، مدیرعامل شرکت اِکسان (Exxon) دقیقا می دونه که شرکت در چه کسب و کاری حضور داره و مهم تر از اون در چه کسب و کاری فعالیت نمی کنه. گوگل هم به همین ترتیب. با اینکه شرکت گوگل درآمد خود رو از راه اینترنتیِ جست وجو محور کسب می کنه، اما به جای اینکه بگه در بخش ی فعالیت داره، کار و کاسبی خود رو «منظم اطلاعات دنیا» میگه. با اینکه گوگل با صرف هزینه ۱.۶۵ میلیارد دلاری شرکت یوتیوب (YouTube) رو خریداری کرد، اما با وجود یوتیوب هم به کاربران در رسیدن و منظم محتوای ویدئویی کمک میرسوند.

۲. سازماندهی

منظم به معنای تصمیم گیری در این خصوصه که در کجا باید تصمیمات انجام شه، هر کسی چه وظایفی داره و مجموعه مراتب در شرکت چیجوریه. به صفحه اصلی سایت یاهو (Yahoo) برید و یک نگاه کلی به بخشای مختلف اون مثل اخبار، ایمیل، پیام رسان (messenger)، خرید (خودرو، خونه و …)، کسب و کارهای کوچیک و خدمات ویژه (دانلود، موبایل و سایت شخصی) بندازین. چه جوری میشه این همه عنوان و فعالیت رو منظم کرد؟ یاهو این کار رو از راه دو گروه مشتری یعنی مخاطب و تبلیغ کننده/ناشر و گروه تکنولوژی انجام می ده. گروه مخاطب مسئولیت اجناس یاهو در جست وجو، رسانه، مجامع و ارتباطات رو بر عهده داره. گروه تبلیغ کننده/ناشر تبلیغ کنندگان و آژانسا، کسب و کارهای کوچیک و متوسط، تبلیغ کنندگان محلی، نمایندگان فروش و ناشران رو از راه اینترنت به مشتریان هدف شون وصل می کنه. در آخر، گروه تکنولوژی به دلیل ی ایجاد توانمندیا و پلتفرمای فنی و تکنولوژیکی از کل سازمان پشتیبانی نشون میده. مدیرعامل یاهو می گه «ما بر این باور هستیم که داشتن یک سازمان مشتری مدار تر با پشتیبانی تکنولوژیای قوی، به پیشرفت ی تجربیات پیشرفته واسه ارزشمندترین جمعیت مخاطب سرعت خواهد بخشید.»

۳. رهبری

سومین اصل در تعریف مدیریت، رهبریه. رهبری یعنی انگیزه دادن به کارکنان واسه سعی بیشتر در جهت رسیدن به اهداف سازمانی. وقتی اینه مالکاهی (Anne Mulcahy) مدیرعامل شرکت زیراکس (Xerox) شد، این شرکت با داشتن ۱۷.۱ میلیارد دلار بدهی و تنها ۱۵۴ میلیون دلار دارایی، در مرز ورشکستگی قرار داشت. علاوه بر این، سیر نزولی درآمد و سیر صعودی ضرر باعث شده بود که ارزش سهام شرکت از ۶۴ دلار به تنها ۴.۴۳ دلار برسه. مالکاهی اقرار می کنه که پذیرش مسئولیت بیرون کشیدن شرکت از پرتگاه ی ورشکستگی اونو به وحشت انداخت. اون در این باره می گه «هیچی من رو به اندازه از خواب پریدن در نیمه شب و فکر کردن به ۹۶ هزار کارمند و بازنشسته و اتفاقات بد آینده به وحشت نمی انداخت.» با این حال، اون این سِمت رو قبول کرد.

مالکاهی که هر روز به دو تا سه شهر واسه گفت وگو با مدیران و کارمندان زیراکس سفر می کرد از اونا میخواس حتی به اندازه یک دلار هم که شده به فکر صرفه جویی باشن و یادآوری می کرد که تنها چند روز واسه فروش در این سه ماه باقی مونده. مالکاهی می گه «چیزی که من در زیراکس به اون توجه زیادی دارم، حفظ روحیه و انگیزه در شرکته. به نظر من حفظ روحیه مهم ترین عاملیه که ما رو واسه رسیدن به نتیجه توانا می سازه. افراد باید احساس کنن که مشارکت اونا مهمه. من بخش اعظمی از زمان خود رو با مشتریان و کارکنان گذراندم و واسه ما به عنوان رهبران شرکت هیچ چیزی بیشتر از ایجاد رابطه با این دو بخش تعیین کننده، اهمیت نداشت.»

امروز پس ی رهبری مالکاهی و سعی کارکنان زیراکس، این شرکت تونست دوباره روی پای خود بایستد و سودآوری و ثبات پولی گذشته رو کسب کنه.

۴. کنترل

آخرین وظیفه مدیران کنترل کردنه. کنترل به معنای نظارت بر پیشرفت رسیدن به اهداف و انجام تصمیمات اصلاحی موقع نبود پیشرفته. فرآیند اساسی کنترل شامل تعیین استاندارد واسه رسیدن به اهداف، مقایسه کارکرد واقعی با استاندارد و اِعمال تغییرات واسه بازگرداندن کارکرد به حالت استاندارد می شه.

خطوط هوایی کانتیننتال (Continental Airlines) به خاطر کاهش هزینه ها (استاندارد) واسه بازگرداندن سودآوری خود (هدف)، تصمیم گرفت که به جای دادن کل قوطی نوشیدنی به مسافران، فنجونای کوچیک نوشیدنی به اونا بده (اقدام اصلاحی). سخنگوی شرکت، از این اقدام دفاع می کنه و می گه «مهمون داران به ما گفتن که کیسه های زباله بعد از هر پرواز پُر از زبالهای نوشیدنیا می شه و ما مجبور میشیم نصف نوشیدنیا رو دور بریزیم.» با اینکه شرکت کانتیننتال هنوز به مشتریانی که یک قوطی کامل خواسته می کنن نه نمی گه، اما همین تصمیم باعث صرفه جویی سالیانه ۱۰۰ هزار دلاری شرکت شده.

برگرفته از: Thomson Souhwestern


دیدگاهتان را بنویسید