تعریف صف و ستاد در ساختار مشاغل و فرق بین اونا 

No Comments خاص ترین

 

در ساختار سازمانی، علاوه بر ملاحظات سازمانیِ مربوط به مرز وظایف، به تعیین مشاغل درون سازمان و روابط بین این مشاغل هم توجه می شه. در هر سازمان، روشای زیادی واسه تعیین ساختار مشاغل هست، ولی ۲ روش اصلی واسه انجام این کار، روش استفاده از ساختارهای صفی آسون و ساختارهای صف و ستاده. در این مقاله این ساختارها رو توضیح میدیم و فرقای بین اونا و مشکلات و امتیازات هر یک رو برمی شماریم.

در سازمان صفی، مدیریت ارشد کنترل کامل رو برعهده داره و مجموعه مراتب موجود، روشن و راحته!. ازجمله سازمانای صفی میشه به کسب و کارهای کوچیکی اشاره کرد که در اونا مدیر ارشد (که بیشتر همون مالک کسب و کاره)، در بالای ساختار سازمانی قرار میگیره و بین اون و زیردستان اون «خطوط» واضحی از فرق هست.

ولی در سازمان صف و ستاد، سازمان صفی با واحدهای ستادی که از بخشای صفی پشتیبانی می کنن و به اونا مشاوره میدن، ترکیب می شه. در بیشتر شرکتای متوسط و بزرگ، ساختارهای سازمانیِ صف و ستاد هست. چیزی که سازمانای صف و ستاد رو از سازمانای صفی آسون جدا می کنه، وجود لایه های زیاد مدیریتی در سازمانای صف و ستاده. در قسمتای بعدی این مقاله، بیشتر به ساختارهای صف و ستاد می پردازیم. البته امتیازا و معایبی که مطرح می شن، در هر دو نوع از ساختارهای سازمانی کاربرد داره.

سازمانای صف و ستاد امتیازات و معایبی دارن. یکی از امتیازای سازمان صف و ستاد، دسترسی به کارشناسان فنیه. کارشناسان ستادی در بخشای ویژه، در مجموعه مراتب رسمی گذاشته می شن. و از مشکلات سازمانای صف و ستاد، میشه به وجود اختلاف در بین کارکنان صف و ستاد اشاره کرد.

پُستا در سازمان صف و ستاد

طیف زیادی از پستا در هر سازمانِ صف و ستاد وجود دارن. بعضی از این پستا، پستای اصلی مربوط به رسالت شرکت هستن، درحالی که بقیه اونا پستایی ثانویه و فرعی هستن که نقش اونا ارائه پشتیبانی و مشارکت غیرمستقیمه. پستای موجود در هر سازمان صف و ستاد رو میشه به روشای زیادی از همدیگه جدا کرد، ولی آسونترین روش، دسته بندی اونا طبق صفی یا ستادی بودن آنهاست.

پستای صفی مستقیما با عملیات روزمره ی سازمان (مثل تولید، فروش محصول یا خدمات) در رابطه هستن. پستای صفی به وسیله کارکنان صفی و مدیران میانی اشغال می شن. کارکنان صفی، فعالیتای اصلی کار و کاسبی رو انجام میدن و واسه انجام عملکردهای اصلی سازمان لازمن.

مدیران میانی، بیشتر تصمیم گیریا رو انجام میدن و کارکنان صفی رو در جهت رسیدن به اهداف شرکت هدایت می کنن. مثلا، مدیر بازاریابی، مدیر میانی به حساب میره.

درسته که مدیر بازاریابی، محصول یا خدمات رو تولید نمی کنه ولی مستقیما و از راه پیش بینی بازار و ایجاد خواسته واسه محصول یا خدمات، به رسیدن به اهداف کلی شرکت کمک می کنه. پس افراد دارای پستای صفی (چه از کارکنان صف باشن و چه از مدیران میانی)، در فعالیتایی مشارکت دارن که و مستقیما با جریان کاری اصلی سازمان مرتبطه.

افراد دارای پستای ستادی، با پشتیبانی غیرمستقیم از عملکردهای صفی، به سازمان خدمت می کنن. پستای ستادی شامل کارکنان ستادی و مدیران ستادی هستن. کارکنان ستادی از تخصص فنی خود واسه کمک به کارکنان صفی و مدیریت ارشد در انجام فعالیتای تجاری جورواجور استفاده می کنن. مدیران ستادی، بقیه افراد موجود در مجموعه مراتب رو پشتیبانی می کنن و مشاوره و علم لازم رو به اونا ارائه میدن.

درسته که مدیران ستادی، بخشی از مجموعه مراتب سازمان هستن که ارتباطی با تولید مستقیم اجناس یا خدمات ندارن، ولی در بین کارکنان، نفوذ و تسلط دارن. مثلا، مشاور حقوقی، مدیر ستادی به حساب میره. مشاور حقوقی به طور فعال در فعالیتای سودآور سازمان شرکت نمی کنه، ولی واسه افراد مشغول در این فعالیتا پشتیبانی حقوقی لازم رو فراهم می کنه. پس کارکنان و مدیران مشغول در پستای ستادی، در فعالیتایی مشارکت دارن که به خاطر پشتیبانی از کارکنان صفی انجام می شن.

اختیار در صف و ستاد

قدرت و اختیارات در سازمان صف و ستاد متفاوته و کلا ۳ نوع اختیار هست: اختیار صف، اختیار ستاد و اختیار طبق وظیفه. اختیار صف، به معنی برخورداری از اختیار پیش بردن وظایف و مطالبه کردنِ کارکرد از بقیه افراده.

اختیار صف

اختیار صف در مجموعه مراتب سازمان از بالا به پایین جریان پیدا میکنه. مثلا، اختیار صف، به سرپرست تولید این امکان رو می ده که به یکی از کارکنان دستور بده تا با دستگاه خاصی کار کنه و به معاون امور پولی هم این امکان رو می ده تا از رئیس یکی از واحدها بخواد که گزارش خاصی رو به اون ارائه بده. پس اختیار صف، میزان مشخصی از قدرت رو در مورد کارکرد و اجرای یکی از وظایف سازمانی به فرد می ده.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   عقاید و باورها در رابطه با مصرف مواد

درهنگام بحث درمورد اختیار صف باید ۲ مسئله مهم رو درنظر بگیرین: ۱) اختیار صف، مؤثر بودن کارکرد رو تضمین نمی کنه و ۲) اختیار صف به کارکنان صف محدود نمی شه. مثلا، رئیس یک واحد ستادی، به دلیل روابط قدرت موجود بین رئیس اون واحد و کارکنانی که مستقیما به اون گزارش میدن، از اختیار صف بر کارکنان خود برخورداره.

اختیار ستاد

اختیار ستاد یعنی فرد از حق پیشنهاد کردن یا مشاوره دادن به افرادی برخورداره که دارای اختیار صف هستن. مثلا، کارکنان بخش منابع انسانی از راه انتخاب و پیشرفت ی نیروی کاری شایسته، به بقیه بخشا کمک می کنن. یا مدیر کنترل کیفیت، با تعیین سطح قابل قبول کیفیت اجناس یا خدمات در شرکت تولیدی، اجرای برنامه های تعیین کیفیت و انجام بررسیای آماری واسه اطمینان از تعهد به استانداردهای کیفی، به مدیر تولید کمک می کنه. پس، اختیار ستاد به کارکنان ستاد این حق رو می ده تا در سعی واسه بهبود عملیات صف، به کارکنان صف مشاوره بدن.

اختیار طبق وظیفه

به اختیار طبق وظیفه، اختیار صف محدود شده هم گفته می شه. اختیار طبق وظیفه در مورد کارکرد خاصی مثل امنیت یا حسابداری، به افراد ستاد قدرت و اختیار می ده. معمولا اختیار طبق وظیفه به کارکنان ستاد خاصی داده می شه که از تخصص در بخش ی ویژه ای بهره مند هستن. مثلا، ممکنه که اعضای واحد حسابداری از اختیار طبق وظیفه بهره مند باشن و بتونن اسناد موردنیاز واسه تهیه ی گزارشات پولی خود رو از کارکنان دیگر خواسته کنن یا مدیر منابع انسانی از اختیار لازم واسه بررسی این مسئله بهره مند باشه که قوانین فرصت شغلی برابر، در تموم واحدها اجرا می شه یا نه. اختیار طبق وظیفه نوع خاصی از اختیار واسه کارکنان ستادیه که باید به وسیله مدیریت ارشد تعیین شه.

اختلاف صف و ستاد

به دلیل وجود پستای جورواجور و شکلای مختلف مختلف اختیارات در سازمان صف و ستاد، ایجاد اختلاف بین کارکنان صف و ستاد تقریبا خودداری ناپذیره. البته وجود اختلاف جزئی به دلیل اختلاف در دیدگاه ها طبیعیه، اما بعضی وقتا اختلاف در بین بخشی از کارکنان صف و ستاد، موجب پریشون شدن کل سازمان می شه. دلایل زیادی واسه ایجاد اختلاف هست؛ روابط انسانی ضعیف، هم پوشانی اختیارات و مسئولیتا و استفاده ی نادرست مدیریت ارشد از کارکنان ستادی، همه دلایل اصلی ایجاد احساس ناراحتی بین کارکنان صف و ستاد هستن. بعضی وقتا این ناراحتی موجب می شه تا افراد در واحدهای جورواجور، دید محدودی نسبت به سازمان داشته باشن و تموم سازمان رو درنظر نگیرند.

خوشبختانه روشای زیادی واسه به کمه کم رساندن این اختلاف هست. یکی از این روش ها ترکیب کردن کارکنان صف و ستاد و تشکیل یک تیم کاریه. موفقیت این تیم کاری به این مسئله بستگی داره که اعضای هر گروه می تونن در سعی واسه افزایش استفاده و کارکرد با همدیگه همکاری کنن یا نه. راه حل دیگر، حصول اطمینان از ارائه تعریفی روشن و روشن از بخشای مسئولیت و اختیارات کارکنان صف و ستاده. با ارائه تعریفی روشن از اختیارها و مسئولیتا، هر گروه درک بهتری از نقش خود در سازمان داره. روش سوم واسه به کمه کم رساندن این اختلاف، جوابگو و مسئول کردن کارکنان صف و ستاد نسبت به نتایج فعالیت هاییه که انجام میدن. به بیان دیگر، کارکنان صف نباید مسئولیت کامل کارکرد ضعیفی رو بر عهده بگیرن که درنتیجه ی مشاورهای کارکنان ستاد بوده.

در سازمان صف و ستاد، جریان مستقیم اختیارات موجود در سازمان صف، با واحدهای ستادی که پشتیبانی و پیشنهادای لازم رو به اونا ارائه میدن، ترکیب می شه. وجود مجموعه مراتب مشخص، یک ویژگی ثابت و پایدار در بین ساختارهای سازمانی صف و ستاده. ممکنه که مشکل اختلاف به وجود بیاد، ولی در سازمانایی که مسئولیت هاشون رو به روشنی، مشخص و تعریف کردن، این اختلاف به کمه کم می رسه.

برگرفته از: referenceforbusiness.com


دیدگاهتان را بنویسید