با برنامه ریزی استراتژیک و عملیاتی آشنا شوید

تعاریف استراتژی

از نگاه مینتزبرگ[1] (1994) مفهوم استراتژی ناشی از نظریات و نگرش های مختلفی است که در خصوص استراتژی مطرح شده و برمبنای مکاتب استراتژی توسعه یافته است، این در حالی است که برخی از این تعاریف با مکتوبات و تعاریف سنتی استراتژی که از ادبیات نظامی یا تجاری سرچشمه گرفته متفاوت می باشد. بر اساس نظریه ی مینتزبرگ تعریف استراتژی را از پنج دیدگاه می توان مطرح ساخت که عبارتند از(مینتزبرگ،1994) :

  1. استراتژی بعنوان طرح
  2. استراتژی بعنوان نیرنگ
  3. استراتژی بعنوان الگو
  4. استراتژی بعنوان موقعیت
  5. استراتژی بعنوان نگرش.

شایان ذکر است واژه استراتژی در طول سالیان دراز، بر اساس دیدگاه ها و تئوریهای مختلف مدیریت و برنامه ریزی به طرق مختلفی تعریف و تفسیر شده و مورد استفاده قرار گرفته است.

[1]. Mintsberg

استراتژی به عنوان طرح

عبارت از نوعی کار آگانه و یا مجموعه ای از رهنمودها است که برای مقابله با وضعیت و یا رخدادهای خاص در آینده پیش بینی می شود(مینتزبرگ و لامپل[1]،1998،2001).

[1] .Lample

) استراتژی به عنوان نیرنگ

علاقمندان به این تعریف معتقدند که استراتژی ضمن اینکه مفاهیم مطرح در تعریف قبل را دارا می باشد، دارای ویژگی خاص است که منجر به نیرنگ و مانوری زیرکانه در مقابل رقبا می شود( مینتزبرگ و لامپل،1998،2001).

استراتژی به عنوان الگو

براساس این تعریف، بدنبال توسعه ی استراتژی که می تواند هم به صورت طرح و یا نیرنگ باشد، مهمترین گام، محقق سازی استراتژیها است، لذا در این تعریف استراتژی الگویی در جریان تصمیم ها است(مینتزبرگ و لامپل،1998،2001).

) استراتژی به عنوان موقعیت

چهارمین تعریف این است که استراتژی یک موقعیت است، خصوصاً وسیله ای برای قرار دادن سازمان در جایی که نظریه پردازان سازمانی مایلند آن را محیط بنامند. بر اساس دیدگاه برخی صاحب نظران، استراتژی با این تعریف به یک نیروی میانجی یا هماهنگ کننده بین سازمان و محیطش، یا به عبارتی، بین موقعیت درونی و بیرونی تبدیل می شود(نافزیگر[1] و مولر[2]، 1997).

[1] .Naffziger

[2] .Muller

استراتژی به عنوان نگرش

تعریف چهارم استراتژی (موقعیت) سعی دارد محلی را برای سازمان در محیط خارج آن بیابد و موقعیت آن را مستحکم کند، در حالی که تعریف پنجم (نگرش) به درون سازمان می نگرد.

برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارت است از عمل تدوین اهداف کلان و عملیاتی، انتخاب فعالیت های مورد نیاز برای دست یابی به اهداف مشترک، مشخص کردن وظایف (تقسیم کار) در واحدهای اداری و تنظیم واحدهای اداری در ساختار سازمانی به نحوی که قادر باشند به مانند یک سیستم کار کنند(ناندز[1]،1386). به عبارت دیگر برنامه ریزی مانند پلی است روی فاصله ی جایی که هستیم و جایی که می خواهیم به آن برسیم. برنامه ریزی یعنی انتخاب ماموریت ها، هدف ها و اقداماتی برای نیل به آنها که مستلزم تصمیم گیری و انتخاب از میان راههای مختلف برای عملکرد آینده ی سازمان است(فیضی،1382).

برنامه ریزی بر اساس پیش بینی و دورنگری درباره ی اینکه برای رسیدن به هدف معینی، چه کاری، چگونه و در طی چه مدت زمانی باید انجام گیرد، تعریف می شود(حیدری،1380).

برنامه ریزی دارای طبقه بندی یا ابعاد زیر است:

  1. بعد زمانی: برنامه ها از نظر طول زمان اجرا با هم تفاوت دارند.

الف) برنامه کوتاه مدت: حداکثر زمان اجرا تا 3 سال

ب) برنامه ی میان مدت: حداکثر زمان اجرا تا 5 سال

ج) برنامه ی دراز مدت: حداکثر زمان اجرا از 5 سال به بالا.

  1. قلمرو: برنامه ها به حسب قلمروشان نیز با هم تفاوت دارند. برخی خیلی فراگیرند و در سطح جهانی و یا ملی هستند و قلمرو برخی دیگر محدود است و ممکن است برای یک سازمان و یا یک موسسه طرح ریزی

گردد و برخی از برنامه ها ممکن است برای یک بخش کوچک از یک موسسه باشد.

  1. سطح: بر حسب سطح سازمانی نیز برنامه ها با یکدیگر تفاوت دارند. معمولاً برنامه های استراتژیک (جامع) توسط مدیران فوقانی و برنامه های تاکتیکی (عملیاتی) توسط مدیران سطوح پایین تر تهیه می گردد.
  2. استمرار یا عدم استمرار: برخی از برنامه ها مانند برنامه های ثابت برای موارد تکراری و عادی تهیه می- شوند و برنامه هایی نظیر برنامه های اتفاقی جهت طرح های مقطعی و غیر مستمر است(حیدری،1380).

[1] .Nanndes

برنامه ریزی استراتژیک (جامع)

امروزه سازمان ها ناگزیرند به طور دائم بر رویدادهای داخلی و خارجی نظارت کنند تا بتوانند در زمان مناسب و بر حسب ضرورت، خود را با تغییرات تطبیق دهند. سازمانها بایستی به شیوه ای اصولی این تغییرات را شناسایی و خود را با آنها وفق دهند. در دنیای کنونی که با سرعتی سرسام آور در حال تغییر است. دیگر نمی_ توان از تصمیم گیری های یکباره و مبتنی بر قضاوت های شهودی استفاده کرد. امروزه سازمان هایی موفق خواهند بود که بتوانند از علم و مدیریت استراتژیک نهایت استفاده را ببرند(فرد[1]،1379و داویدس[2]،2003). دانشمندان بسیاری اهمیت برنامه ریزی استراتژیک را از جنبه های مختلف مورد بررسی قرار داده اند(آنسوف[3] و مینتزبرگ،1994،کاپلانس[4]،2003 و مینتزبرگ،2000). همگی روی همبستگی برنامه ریزی استراتژیک با عملکرد مطلوب سازمان ها توافق دارند و معتقدند که برنامه ریزی استراتژیک فرآیندی پویا و منطقی می_ باشد(هاپکینس،1997)[5].

فرای و استونر[6] (1995) برنامه ریزی استراتژیک را ابزار مدیریتی توانمندی تعریف می کند که برای کمک به سازمان های کوچک طراحی می شود تا آنها به صورت رقابتی خود را با تغییرات پیش بینی شده ی محیط تطبیق دهند.

از نظر لرنر[7] (2002) برنامه ریزی استراتژیک، یک فرآیند تغییر سازمانی مستمر و پیچیده است که نگاه به آینده دارد و بر پیش بینی آینده تمرکز می کند.

واژه استراتژیک معنی هر آنچه را به استراتژی مربوط باشد، دربر دارد. واژه ی استراتژی از کلمه ی یونانی استراتگوس گرفته شده است و به معنای رهبری است.

راسل ای کاف برنامه ریزی راهبردی[8] را با ویژگی های زیر توصیف می کند[9]:

  1. به دور از جزئیات
  2. سراسر سازمانی
  3. به دور از اجرا.

ویژگی های فوق نکات در خور توجهی دربردارد. اولین نکته، ویژگی های سلبی آن است. اگر مباحثی در برنامه ریزی، مدیریت و امثال هم ادعای راهبردی بودن را داشته باشد و از سه ویژگی فوق به دور باشند، راهبردی بودن آن را می توان به زیر سوال برد. نکته ی دوم این است که برای استخراج راهبرد باید از سطوح جزئی و اجرایی بتوان ملازمات و مقولات کلان تر ساخت. با توجه به نسبی بودن مفهوم راهبرد، یعنی دوری از جزئیات و اجرای بیشتر، کاربرد مفهوم «راهبرد» دقیق تر و مناسب تر خواهد بود(غلامیان،1384).

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   لوازم جانبی لپ تاپ که نه تنها جانبی نیستند بلکه ضروری‌اند

راهبرد قاعده ی تصمیم برای همه ی مراحب دانسته می شود. در مقام توصیف ویژگی چهارمی برای راهبرد عرضه می کنند و آن «سراسر مرحله ای» است. یعنی راهبرد به تصمیمی اطلاق می شود که در افق برنامه ریزی باقی بماند و در نهایت از مجموع این توضیحات راهبرد بدین گونه معنی می شود.

راهبرد: قاعده ی کلان مرحله مند تصمیم[10] برای سراسر سازمان در افق موضوع (مثلا برنامه) حال چگونه می_ توان راهبرد را تعیین کرد؛ برای تعیین راهبرد دو راه وجود دارد:

  1. کلی کردن قواعد جزئی به کمک تلفیق و یا دسته بندی
  2. ایجاد یک قاعده ی کلی یا کلان.

فراموش نشود که راهبرد برای هدایت و سوق دادن وضعیت موجود به یک وضعیت مطلوب است. وضعیت مطلوب در انتهای افق را چشم انداز[11] می گویند. بنابراین راهبردها از دو طریق استخراج می شوند. از جزئیات یا از کلیات، ممکن است ملازمان رسیدن به چشم انداز برخی قواعد کلان تصمیم را ایجاب کند. همچنین ملازمات جزئیات و اجرا برخی قاعد جزئی را ایجاب کند. سپس با تلفیق و دسته بندی قواد جزئی قواعد کلان- تر فراهم شود. قاعده ای که برای همه مصداق دارد، راهبرد خوانده می شود. قاعده ای که فقط در یک مرحله­ی مصداق دارد سیاست[12] گفته می شود.

ضعف ها، قوت ها، تهدیدات و فرصت ها به عنوان مصادیق جزئی موجود قواعد جزئی خواهند بود. سپس برای تلفیق آنها می توان به استخراج سیاست ها و راهبردها پرداخت. چنانچه دیده می شود در این فرآیند اول سیاست ها شکل می گیرند، سپس در صورتی که برخی از سیاست ها برای همه ی مراحل باشند، به راهبرد بدل می شوند[13]. در نقطه ی مقابل، ممکن است ضرورت های نزدیکی به چشم انداز منجر به اعمال برخی قواعد شوند. در کلان ترین وجه، مجموعه ای از راهبردها استخراج می شود. در صورتی که برای همه مراحل قابل اعتماد نباشد به سیاست بدل می شود. به طورکلی برنامه ریزی همراه با تغییر است. تغییر در شرایط محیطی، سیاست ها، نگرش ها، دیدگاهها، ساختارها، نظام ها و غیره عواملی هستند که بر آرمان ها و اهداف برنامه ریزی تأثیر گذاشته که در نهایت باعث تغییر برنامه می گردند.

[1]. Fred

[2]. Davids

[3] .Ansoff

[4]. Kaplans

[5]. Hopkins

[6]. Fry and Stoner

[7] .Lerner

[8] .Strategic planning

[9]. انتخاب توصیف ای کاف پیشینه ی پر ارج دارد که در این خلاصه جایرداختن به تفصیل آن نیست. به اجمال می توان گفت که وی در این زمینه هم نظریه پرداز بوده است و هم نظر را در عالم عمل صیقل زده است.

[10]. چون اجرا ماهیت تصمیم ندارد، شرط تصمیم در تعریف راهبرد، مانع اجرایی بودن آن است.

[11] .Vision

[12] .Policy

[13]. به لاظ منطقی، حتی ممکن است که راهبرد را نتوان استخراج کرد، در این صورت زنجیره ای از سیاست ها جایگزین راهبرد می شود.

مزیت های برنامه ریزی استراتژیک

برنامه ریزی استراتژیک دارای مزیت های زیادی است که از جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  1. قبل از پیش آمدن مشکلات احتمالی از وقوع آنها خبر می دهد
  2. به علاقه مندی مدیران به سازمان کمک می کند
  3. تغییرات را مشخص کرده و شرایط عکس العمل در برابر تغییرات را فراهم می کند
  4. هر نیازی را که برای تعریف مجدد سازمان ضروری است، تعیین می کند
  5. برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می کند
  6. به مدیران کمک می کند که درک روشن تری از سازمان داشته باشند
  7. شناخت فرصت های بازارهای آینده را آسان می کند
  8. دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه می دهد
  9. قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و کنترل فعالیت ها ارائه می دهد
  10. به مدیران کمک می کند که در راستای اهداف تعیین شده، تصمیمات اساسی را اتخاذ کنند
  11. به نحو موثری زمان و منابع را به فرصت های تعیین شده، تخصیص می دهد
  12. هماهنگی در اجرای تاکتیک هایی که برنامه را به سرانجام می رسانند، به وجود می آورد
  13. زمان و منابعی را که باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می رساند
  14. قالبی برای ارتباط داخلی بین کارکنان به وجود می آورد
  15. ترتیب دهی اولویتها را در قالب های زمانی برنامه فراهم می آورد
  16. مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می دهد
  17. مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش افراد را باعث می شود.
  18. تفکر آینده نگر را تشویق می کند
  19. برای داشتن یک روش هماهنگ، یکپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصت ها، انگیزش ایجاد می کند و در نهایت اینکه برنامه ریزی استراتژیک، ارتباطات و مشارکت را سهولت می بخشد، علایق و ارزشهای ناهمگرا را با یکدیگر همسو و منطبق می کند و تصمیم گیری منظم و اجرای موفقیت آمیز را ترویج و تشویق خواهد کرد(برایسون،1381).

مراحل مختلف برنامه ریزی استراتژیک به شرح ذیل است: (الوانی،1376).

  1. تعیین و تدوین اهداف آینده ی سازمان
  2. شناخت اهداف و استراتژی های موجود
  3. تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
  4. تجزیه و تحلیل منابع و امکانات سازمان
  5. شناخت وضع موجود سازمان
  6. تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژی ها
  7. تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب
  8. اجرای استراتژی جدید
  9. کنترل و سنجش استراتژی جدید در عمل.

برنامه ریزی عملیاتی

برنامه عملیاتی توسط مدیران و مسئولان سطوح پایین تر با الهام از برنامه ی جامع سازمان و اهداف کلی سازمان برنامه ریزی می شود. برنامه ریزی عملیاتی به طریق و شیوه های مختلفی انجام می شود. یکی از رایج ترین و ساده ترین این روش ها استفاده از جدول کارنماست. در این جدول ارتباط فعالیت ها و زمان اجرای آنها پیش بینی شود. واحد زمانی مورد استفاده در این جدول معمولاً روز، هفته و یا ماه است. ابتدا کلیه ی عملیات لازم را پیش بینی می کنیم و آنها را یکی پس از دیگری در جدول ثبت و زمان شروع، به طول انجامیدن و خاتمه ی آنها را با هاشور زدن مشخص می کنیم(ورادنیا،1385).