آموزش کارکنان در خصوص استفاده بهینه از سیستم

آموزش کارکنان در خصوص استفاده بهینه از سیستم

سیستم برنامه ریزی منابع سازمان سیستم پیچیده ای بوده و برای استفاده از آن آموزش کاربران ضروری است. چرا که آموزش ناکافی یا عدم وجود آن می تواند منجر به شکست پروژه شود. بخش عظیمی از مشکلات پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و شکست در پیاده سازی آن به عدم آموزش کاربر نسبت داده می شود. بدون آموزش مناسب، تقریبا ٪ 30-40 از کارکنان سازمان قادرنخواهد بود نیازهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را پوشش دهند. 15-20 ٪ از بودجه استقرار سیستم باید برای آموزش کاربران در خصوص نحوه کار با سیستم و انجام فرایندهای کسب و کار با استفاده از سیستم صرف گردد. آموزش کاربران می تواند نقش موثری در ایجاد نگرش مطلوب آنان نسبت به استفاده از سیستم، و ایجاد یک محیط حمایتی جهت پاسخ گویی به نیازهای کارکنان داشته باشد و منجر به  یادگیری سازمانی گردد (Park et al., 2007; Kapp et al., 2001; Somers and Nelson, 2003; Umble et al., 2003). برنامه های آموزشی موثر در صورتی که نزدیک به الزامات و نیازمندی های گروه های کاری مختلف طراحی شوند می تواند فواید بالقوه سیستم  را تحقق بخشد. بسیاری از محققان پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را به عنوان یک تجربه یادگیری سازمانی می شناسند و پیشنهاد می کنند که یادگیری حین انجام کار در پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، منجر به ایجاد مجموعه های مورد نظر از مهارت و دانش در سراسر سازمان می شود و سبب می گردد تا کارکنان از تغییراتی که به واسطه استقرار سیستم می تواند ایجاد گردد، آگاهی یابند (Madapusi, 2008; Vandaie, 2008; Upadhyay et al., 2011). آموزش می تواند منجر به ارتقای سطح دانش و مهارت کارکنان و در نتیجه افزایش عملکرد فردی و عملکرد سازمانی گردد.آموزش کافی می تواند احتمال موفقیت پیاده سازی سیستم را افزایش دهد، منجر به کاهش مقاومت کارکنان در استفاده از سیستم  و خلق دید مثبت نسبت به سیستم در کاربران ایجاد نماید (Dezdar and Ainin, 2011).

همچنین مطالعه ادبیات موضوع نشان می دهد که در اغلب مواقع، کاربران جهت برآورده کردن وظایف و امور مورد نیاز خود، مسیرها و دستورالعمل های مشخصی را در سیستم دنبال کرده و سعی در یادگیری و درک کل قابلیت های آن را ندارند و به همین جهت بسیاری از ویژگی ها و خصوصیات سیستم را نمی شناسند و بنابراین بهره برداری بهینه از سیستم صورت نمی گیرد. با ارائه آموزش کافی در مراحل راه اندازی، امکان تعامل و ارتباط موثرتر با سیستم و نیز فرصت تجزیه و تحلیل فرآیندهای مورد استفاده در سیستم به کاربران داده می شود. بر این اساس یکی از موارد بسیار مهم، آموزش افراد در سطوح مختلف سازمانی است که از سیستم استفاده می نماید. این آموزش می تواند توسط افراد درون سازمان و یا افراد خارج از سازمان انجام شود و باید متناسب با شرایط سازمان و برای ذینفعان مختلف اعم از مدیران و کاربران نهایی ارائه گردد. بنابراین اعضای تیم پروژه و کمیته راهبری باید اطلاعات کافی در خصوص چگونگی عملکرد سیستم و تحلیل بخش های مختلف آن و چگونگی استفاده از بخش های مختلف سیستم را در اختیار کاربران آن قرار دهند. آموزش باید پس از فرهنگ سازی در سطح سازمان مشتری، در سطوح مختلف سازمان از جمله تیم پروژه، سطوح مدیریت، کاربران عملیاتی و کاربران پشتیبانی صورت پذیرد. فرهنگ سازی در سطح سازمان مشتری با معرفی پروژه از طریق ارائه سمینارهای عمومی و مقاله در نشریات داخلی سازمان، برگزاری دوره های آموزش پایه، جلب مشارکت کارکنان در فعالیتهای مرتبط با پروژه و ایجاد و تجهیز کتابخانه، کتب، نشریات و مقالات مرتبط انجام خواهد شد. آموزش به کاربران می تواند بر اساس شرح شغل های تعریف شده، در حین کار و یا از طریق سایر همکاران ماهر به کارکردن با سیستم صورت بگیرد. به طور کلی می توان گفت داوطلبانه بودن آموزش و اعتقاد به سادگی استفاده از سیستم ها، تاثیر منفی و اعتقاد به کیفیت بالای سیستم و وابستگی به سیستم، تاثیر مثبت بر آموزش خواهد داشت. نهایتا این آموزش ها به افزایش یادگیری منجر شده و باعث بالا رفتن کیفیت استفاده از سیستم ها خواهد شد. لذا آموزش مناسب به کارکنان در خصوص سیستم، فرایند استقرار را تسهیل می نماید و  این امکان را فراهم می آورد تا کاربران به استفاده موثر و کارآمد از ویژگی های سیستم پرداخته و به کسب مزایای دراز مدت پایدار نائل آیند.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   عوامل موثر درافزایش قدرت